O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial) é um canal entre empresas e governo. Criado em 2014, por meio do Decreto Nº 8.373/2014, ele unifica informações de obrigações fiscais, previdenciárias e trabalhistas.

A plataforma integra órgãos como a Receita Federal, o Ministério do Trabalho e Emprego, o Instituto Nacional do Seguro Social (INSS) e a Caixa Econômica Federal (CEF). De acordo com o Governo Federal, o eSocial deve abranger mais de 40 milhões de trabalhadores em todo o país. Além disso, serão mais de 8 milhões de empresas envolvidas e cerca de 80 mil escritórios de contabilidade que devem aderir ao sistema.

Conforme consta no site oficial do eSocial, através dele será possível repassar informações de 15 obrigações trabalhistas:

GFIP – Guia de Recolhimento do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS) e de Informações à Previdência Social;
CAGED – Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT);
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais;
LRE – Livro de Registro de Empregados;
CAT – Comunicação de Acidente de Trabalho;
CD – Comunicação de Dispensa;
CTPS – Carteira de Trabalho e Previdência Social;
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário
DIRF – Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte;
DCTF – Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais;
QHT – Quadro de Horário de Trabalho;
MANAD – Manual Normativo de Arquivos Digitais;
Folha de Pagamento;
GRF – Guia de Recolhimento do FGTS;
GPS – Guia da Previdência Social.

Você pode se questionar sobre quais as reais vantagens do eSocial, já que ele exige a mesma documentação de sempre. De fato, essas obrigações não mudam, mas o que o eSocial promove é a simplificação dos processos.

Com o eSocial você pode garantir menos erros nos cálculos do FGTS, por exemplo. Isso acontece porque, agora, quem subsidia a geração das guias de recolhimentos é a própria ferramenta. Dessa forma, diminui a probabilidade de erro humano nas contas.

O eSocial garante também uma maior segurança às empresas. Com a integração dos documentos em um único sistema, a empresa fica assegurada de que tudo está armazenado caso necessário.

A otimização digital talvez seja o maior benefício às empresas com a criação do eSocial. A plataforma diminui o tempo gasto com documentos preenchidos, envios e outras tarefas necessárias no processo anterior à inovação.

O eSocial permite ainda que toda e qualquer mudança na empresa seja comunicada imediatamente ao governo e aos seus órgãos competentes. Assim, diminui o risco de a empresa atrasar documentos ou estar desatualizada conforme as suas obrigações legais. Se você acaba de incluir um novo funcionário ao quadro da sua empresa, já pode comunicar ao governo pelo eSocial.

É importante salientar que não são apenas as empresas que se beneficiam com o sistema. O próprio trabalhador ganha uma segurança a mais na garantia dos seus direitos. Ainda, trabalhadores com regimes de estágio, autônomos ou até sem vínculo, poderão ter as suas informações registradas no sistema.

Uma das grandes dúvidas é quanto à obrigatoriedade de adesão ao eSocial. De fato, o governo determina que não há uma punição para as empresas que não aderirem ao sistema.

Embora não haja uma multa financeira, o empresário que não aderir ao eSocial sofrerá na sua rotina de trabalho. Como o eSocial deve se tornar o principal meio de acesso a informações pelo governo, ficará inviável trabalhar sem ele.

Inicialmente o programa ainda não era focado a empresas de todos os portes. A partir de julho de 2018, contudo, o eSocial foi estendido inclusive às empresas de pequeno e médio porte. Microempreendedores Individuais (MEIs) também poderão aderir.

Para a área de Medicina do Trabalho, as funcionalidades do eSocial são extremamente importantes.

O Sistema Online de Saúde Ocupacional (SOC) pode servir como ferramenta de apoio às informações do eSocial. A principal vantagem é que o SOC disponibiliza arquivos no formato ideal para serem utilizados no sistema do governo federal.